Курсова робота “Документування господарських операцій і документообіг”

ЗМІСТ

 

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ТА НОРМАТИВНЕ РЕГУЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

1.1. Зміст первинних документів, їх використання для відображення господарських операцій підприємств

1.2. Групування первинних документів підприємств

1.3. Нормативне регулювання первинного обліку на підприємствах

РОЗДІЛ ІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

2.1. Зміст документообігу та переваги його використання в обліковій системі підприємства

2.2. Графік документообігу: формування і використання на підприємстві

2.3. Зберігання, вилучення та знищення первинних документів на підприємстві

РОЗДІЛ ІІІ. ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ ДОКУМЕНТУВАННЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ ТА ДОКУМЕНТООБІГУ В УМОВАХ ОЦИФРУВАННЯ ОБЛІКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ

3.1. Вимоги та переваги застосування електронних документів в обліковій системі підприємства

3.2. Особливості  та переваги організації електронного документообігу на підприємстві

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

 

ВСТУП

 

Актуальність теми. У сучасних умовах, для підвищення ефективності оформлення операцій, необхідно вдосконалювати роботу з документами. Це обумовлено тим, що кожне управлінське рішення завжди ґрунтується на інформації, яка міститься у службових документах.

Організація документообігу впливає на ефективність роботи управління, культуру праці керівників та загальну продуктивність. Удосконалення управління виробничими системами та підвищення організаційного рівня і ефективності керівницької діяльності значно залежать від того, наскільки ефективно ведеться документація та наскільки професійно відбувається діловодство в установах і підприємствах. Це визначає успішність управлінської діяльності в цілому.

Кожен бухгалтер знає, наскільки важливе правильне і своєчасне оформлення первинних бухгалтерських документів, без яких облік просто неможливий. Це особливо актуально для всіх типів підприємств, а особливо для тих, які мають велику кількість товарно-матеріальних цінностей, де ефективний документообіг має велике значення.

Ведення бухгалтерського обліку вимагає чіткого та повного відображення всіх значущих фактів господарської діяльності у первинних документах за допомогою документування. Цей процес пронизує всі етапи бухгалтерського обліку та є основою для формування облікових реєстрів і складання бухгалтерської звітності.

Документація важлива для методу бухгалтерського обліку, оскільки вона дозволяє першісне спостереження за господарськими операціями і є необхідною умовою для їх відображення в обліку. У контексті методу бухгалтерського обліку, документування є складовою бухгалтерського спостереження – збирання інформаційних даних про факти господарського життя та їх реєстрація у первинних документах.

Великий внесок у розробку принципів документування внесли іноземні науковці Е. Хелльмунд і K.Х. Kлауке. Проблеми автоматизації документування досліджували також M.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Kраєва, B.Ф. Палій, Я.B. Соколов та інші вчені.

Мета дослідження полягає в аналізі та систематизації методів та процедур документування господарських операцій і документообігу з метою визначення їх ефективності та впливу на організаційні процеси в умовах сучасного бізнесу.

Для досягнення мети визначено такі основні завдання:

1. Зясувати зміст первинних документів, їх використання для відображення господарських операцій підприємств;
2. Визначити групування первинних документів підприємств;
3. Проаналізувати нормативне регулювання первинного обліку на підприємствах;
4. Обгрунтувати зміст документообігу та переваги його використання в обліковій системі підприємства;
5. Охарактеризувати графік документообігу: формування і використання на підприємстві;
6. Дослідити зберігання, вилучення та знищення первинних документів на підприємстві;
7. Розкрити перспективи розвитку документування господарських операцій та документообігу в умовах оцифрування облікової інформації.

Об’єктом дослідження є документування господарських операцій і організації документообігу в сучасних підприємствах та організаціях.

Предметом дослідження є процеси створення, обробки, зберігання та обміну документів, пов’язаних з господарськими операціями.

Методи дослідження: теоретичний аналіз наукових літературних джерел, синтез, узагальнення, порівняння, абстрагування, конкретизація, моделювання, спостереження.

Структура курсової роботи. Дослідження складається із вступу, трьох розділів, висновків та списку використаних джерел. Список використаних джерел включає 31 найменування на  3-х сторінках.

 

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ТА НОРМАТИВНЕ РЕГУЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

1.1. Зміст первинних документів, їх використання для відображення господарських операцій підприємств

 

Термін «первинні» вказує на те, що це документи, в яких вперше фіксується господарська операція, що відображає їхню часову характеристику. Поняття «облікові» і «первинні» належать до різних підсистем кваліфікації і показують різні аспекти документів. Їхнє одночасне використання дозволяє отримати повнішу характеристику документів і визначити «первинний документ в облікових цілях» як джерело інформації, що «підтверджує здійснення господарської операції, процесу, явища або події в господарській діяльності суб’єкта господарювання в момент їх проведення або після завершення» [14, с. 77].

Розглядаючи цей підхід до пояснення сутності первинних документів, важливо зазначити, що термін “документ” є основним у понятійній структурі носіїв інформації в усіх галузях сучасного суспільства. Тому безумовно, коли носії облікової інформації підтверджують факт здійснення господарських операцій, з правової та юридичної точки зору, вони є документами.

Проте, в іншому контексті, термін «документ» є «багатозначним і залежить від галузі використання» [19, с. 49; 13, с. 80]. У зв’язку з особливостями бухгалтерського обліку як складного процесу, спрямованого на збір, обробку та узагальнення показників, що описують господарські операції, носії інформації набувають специфічного значення для формування інформації про діяльність підприємства (рис.1).

Рис. 1. Послідовність носіїв інформації в обліковому процесі

 

Згідно з рисунком 1, облікова інформація поступово формується через послідовний прохід через етапи облікового процесу, порядок та зміст яких визначається логікою процесу створення, обробки та узагальнення інформації, а також регламентується нормативними документами.

Бухгалтерський облік розпочинається з первинних документів, які «виникають у ході бухгалтерських операцій і є першим офіційним підтвердженням цих операцій» [9, с. 322]. Вони є «достатнім фактичним підґрунтям для бухгалтерського запису», оскільки «те, що не відображено в документах, не існує для бухгалтера, а також не може мати юридичної чинності, оскільки те, що не зафіксовано в документах, не може існувати взагалі».

Один з найважливіших принципів бухгалтерського обліку – принцип реєстрації, активно реалізується через обов’язкове складання первинних документів для кожної господарської операції. Ця необхідність дотримується відповідно до вимог законодавства України [9, 21]. Визнання цієї необхідності законодавством підтверджує важливість первинних документів як об’єкта наукових досліджень.

 

1.2. Групування первинних документів підприємств

 

Групування документів – це передварний етап для їх подальшого котирування, тобто формування бухгалтерських записів. Суть групування полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи та визначенні загального підсумку [12, с. 27].

Отже, перші документи можуть відрізнятися за формою та змістом, обсягом інформації, яку вони містять, а також порядком оформлення та обробки. Через ці характеристики всі бухгалтерські документи групуються за наступними критеріями:

• за призначенням;
• за способом відображення господарських операцій;
• за порядком складання;
• за місцем складання [3].

Бухгалтерські документи розділяються за призначенням на наступні категорії: розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані (рис. 1.3).

Таблиця 1.3. Поділ первинних документів за призначенням

Документи поділяються за способом відображення господарських операцій на одноразові та нагромаджувальні. Одноразові документи це документи, призначені для відображення однієї конкретної господарської операції. Вони зазвичай повністю оформляються перед початком цієї операції та мають заповнені всі необхідні реквізити, що надає їм юридичну силу. До одноразових документів відносяться більшість первинних документів, таких як касові ордери, чеки, вимоги, акти, платіжні доручення та інші [6, с. 145].

Нагромаджувальні документи використовуються для збору та первинного відображення протягом певного періоду (наприклад, день, тиждень, місяць) ряду схожих за економічним змістом господарських операцій, які регулярно відбуваються на даному підприємстві.

Прикладами таких документів можуть бути лімітні карти забору, множинні наряди на відрядну роботу, відомості про випуск готової продукції та інші подібні документи. Ці документи не можуть бути повністю заповнені до початку господарської операції. Розрахунок підсумків та підписання їх відбувається лише після завершення всіх операцій. Тільки після цього вони передаються в бухгалтерію для подальшого оброблення [3].

 

РОЗДІЛ ІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

2.1. Зміст документообігу та переваги його використання в обліковій системі підприємства

 

Для розробки ефективної системи інформаційної підтримки для управлінських рішень необхідно враховувати мету організації, функції управління, процеси документообігу, моніторинг інформаційних потоків на різних рівнях управління, а також значення класифікації та кодування даних. Ключовими також є створення структурованих цифрових сховищ інформації та володіння методиками інформаційного моделювання.

Потреба у забезпеченні взаємодії між різними системами та користувачами спонукає до створення системи інформаційної підтримки, яка спрощує об’єднання інформації та моделей для ухвалення рішень разом.

На основі обміну документами всередині підприємства формується основа для прийняття управлінських рішень, де ресурси спрямовуються до тих, хто приймає рішення. Головна мета полягає в тому, щоб оперативно забезпечити достовірну інформацію, необхідну для формулювання та ухвалення рішень.

Досягнення мети стає більш ефективним завдяки оптимальному використанню документів. Ця підтримка інформації включає стандартизовану систему класифікації та кодування, цілісну структуру документації, схеми інформаційних потоків в межах і поза організацією, а також методологію побудови бази даних.

Процес розробки інформаційного забезпечення базується на ключових принципах, таких як цілісність, надійність, єдність, гнучкість, стандартизація, уніфікація, контроль та захист від несанкціонованого доступу.

Система класифікації техніко-економічних даних, яка є уніфікованою, забезпечує стандартизованість вимірювань і узгодженість класифікації на всіх рівнях управління.

Уніфікована система документації має в собі взаємопов’язані документи, кожен з яких має свій унікальний код відповідно до класифікатора управлінської документації. Цей класифікатор є систематизованим списком назв однорідних об’єктів, які класифікуються за типами економічної інформації і мають відповідні коди.

Інформаційне забезпечення для прийняття рішень в основному ґрунтується на внутрішньому документообігу підприємства, що надає особам, які мають приймати рішення, доступ до необхідних інформаційних ресурсів. Основною метою цього процесу є забезпечення своєчасного доступу до достовірних даних для формування та прийняття рішень, при цьому зберігаючи цілісність інформації на підприємстві.

Використання документів сприяє успішному досягненню цілей. Документ відіграє роль матеріального носія, який передає інформацію про реальні факти, події та явища, а також про інтелектуальні уявлення людей. Це ключовий інструмент для представлення юридично визначеної інформації про діяльність суб’єкта господарювання.

Кожен документ включає декілька ключових аспектів:

1) ціль або мета;

2) кількість копій (у випадку паперової форми);

3) обов’язкові реквізити та назви показників;

4) особи, відповідальні за заповнення обов’язкових реквізитів і показників;

5) інструкції щодо формування показника;

6) важливість кожного показника;

7) регулярність складання;

8) частота оновлення інформації.

Документи поділяються за походженням на наступні типи:

1. офіційні документи: створені юридичною або фізичною особою відповідно до встановлених норм і оформлені згідно з установленими процедурами;

2. особисті документи: створені особами поза контекстом виконання службових обов’язків і не підлягають офіційній установленій процедурі.

Знання та врахування цих характеристик і категорій мають вирішальне значення для успішного управління документами та передачі інформації в організації.

Документообіг – це переміщення документів у системі управління, від їх створення до використання в управлінських процесах. Це ключовий елемент в інформаційних потоках у контексті управління [5].

 

2.2. Графік документообігу: формування і використання на підприємстві

 

Процес формування документів, об’єднання різноманітних даних та генерації звітів залучає багатьох учасників. У такій ситуації вкрай важливо організувати їхню роботу та встановити процедури обміну обліковою інформацією. Це охоплює передачу не лише первинних документів, а й облікових реєстрів та форм звітності, які повинні бути узгоджені в часі та просторі. Для досягнення ефективної організації керівництво підприємства часто встановлює графік документообігу, який, як правило, представлений у вигляді таблиці або схеми.

Графік документообігу є комплексним документом, що містить детальний опис завдань зі складання, перевірки та обробки документів, що покладені на конкретні підрозділи та особи. Він встановлює терміни виконання завдань, визначає місцезнаходження документів на різних етапах процесу, а також розкриває взаємозв’язки між відповідними завданнями та персоналом. Формати побудови графіків документообігу проілюстровано на рисунку 2.2.

Рис. 2.2. Формати побудови графіків документообігу

 

Нормативно-правовими актами не передбачено конкретної форми та обов’язкових реквізитів для графіка документообігу. Проте важливо враховувати, що більш детальне включення інформації до розкладу може сприяти своєчасному завершенню всіх операцій. Графік документообігу має охоплювати всі аспекти, пов’язані з документами, такі як їх створення, перевірка, обробка, зберігання та архівування. Кожне завдання повинно бути детально описане, з визначенням конкретних термінів виконання та відповідальних осіб. Одним із популярних форматів є таблична форма зведеного графіка документообігу, розроблена В. Пархоменком (див. таблицю 2.1) [25].

Такий формат документообігу насправді ефективний, оскільки він докладно визначає відповідальних осіб та терміни виконання конкретних завдань. Проте цілком доцільно об’єднати графи №3 «Відповідальний за виписку» та №4 «Відповідальний за реєстрацію», оскільки вони містять подібну інформацію. Зазвичай одна й та ж особа відповідає як за виписку, так і за реєстрацію документа при його створенні.

 

Для отримання повного тексту придбайте роботу!